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Archivierung nach GoBD

Seit dem 1. Januar 2017 Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß.
Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt.

Was bedeutet GoBD

Hinter der Abkürzung GoBD verstecken sich die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” – ein administratives Wort-Ungetüm, das aufgrund seiner Länge aber auch vieles schon selbst erklärt. Die GoBD wurden mit Schreiben vom 14. November 2014 vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) herausgegeben. Sie sind seit dem 1. Januar 2015 gültig. Das Schreiben des BMF zu den GoBD stellt eine Zusammenfassung der Arbeit von Finanzverwaltungen des Bundes und der Länder dar. Auch Wirtschaftsverbände und Steuerberater haben daran mitgewirkt.

Durch die GoBD wurden folgende Vorschriften abgelöst:

	GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, erschienen 2001
	GoBS: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme, erschienen 1995

Das Schreiben des BMF zu den GoBD kann online auf den Internetseiten des BMF abgerufen werden. Beim Verweis auf einzelne Teile des GoBD kann auf die dortigen Randnummern (GoBD Rn. X) verwiesen werden.

Das Wichtigste: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit

Zwei Grundsätze stehen bei der elektronischen Datenerfassung und Aufzeichnung im Sinne der Finanzbehörden – und letztlich auch des Unternehmens – im Vordergrund: Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Wenn zum Beispiel eine geschäftliche E-Mail gespeichert wird, muss gewährleistet sein, dass diese durch Unbefugte weder verändert noch gelöscht werden kann. Auch der Zugriff durch Unberechtigte muss sicher ausgeschlossen sein.

Was für Bücher gilt, gilt auch für digitale Daten

Nach dem Willen des Gesetzgebers und im Sinne einer effektiven Steuerverwaltung sollen für elektronische Aufzeichnungen dieselben Prinzipien gelten wie für manuell erstellte Bücher oder Aufzeichnungen. Dies wird in den gesamten GoBD deutlich. Diese Grundsätze müssen während der Zeit der Aufbewahrung nachweislich erfüllt werden. Es geht insbesondere um folgende Anforderungen:

	Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
	Wahrheit, Klarheit und fortlaufende Aufzeichnung: . vollständig, . richtig, . zeitgerecht . geordnet und . unveränderlich.

Welche Möglichkeiten der Datenbereitstellung gibt es?

146 Abs. 6 AO stellt Mitwirkungspflichten für die Unternehmen auf, wenn Unterlagen in elektronischer Form bei einer Außenprüfung des Finanzamts eingesehen werden sollen. Das Finanzamt darf hier auch die maschinelle Auswertung von Daten verlangen. Ebenso muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen auf Verlangen auf einem Datenträger zur Verfügung stellen.

Hinter den folgenden Links finden Sie weitere Informationen:

	https://www.weclapp.com/de/wiki/gobd/	verbinden
	http://www.psp.eu/media/allgemein/GoBD-Leitfaden_Version_2_3_FINAL.pdf	verbinden